打印机是办公室中必不可少的设备之一，用于打印各种文件和文档，为公司业务的开展提供了基础支持。但是，由于打印机的普及和使用方便，也会引发一些问题，如打印违规文件，比如不当内容、私人文件等，这些都是影响公司规范和形象的不良因素，那么，如何处理打印机违规打印问题呢？
一、制定相关规定
在公司内部，需要建立相应的打印机使用规定，明确使用范围、达成一致，如制定不允许打印不当内容、私人文件、涉密信息等规定，不得违规打印。同时，还可以制定违规处理措施，使员工遵守规定，警醒他们。如果公司没有制定相关规定，需要尽快补上这个短板。
二、优化打印机管理
为了规范打印机的使用，可以对打印机进行身份认证、打印权限控制等操作管理，限制员工的打印行为，保证打印文档的合法、正规和规范，防止不良信息的传播，从而保护公司的声誉和形象。除此之外，还可以实行电子文档审批制度，避免出现多余、重复的打印。
三、完善问责机制
当出现打印机违规打印问题时，需要设立问责机制，严格追责，严肃处理。如果仅仅是口头批评或警告，可能会起不到很好的效果，需要给予适当的惩罚，并记录在职工档案中，作为工作业绩的重要参考依据。
四、加强员工的法律意识
提高员工的法制意识和知识水平，认识到打印机使用不当的危害和不利影响，普及法律法规和打印机相关的规定，让员工知道自己的行为会对公司和个人造成什么样的影响，从而避免违规行为的发生。
总之，在办公环境中，尤其是涉及机密文件的打印，需要保证文档的合法性、规范性和正确性，杜绝打印违规行为，加强打印机管理，不断提高认识、加强管理、监督与问责，是必需的措施。通过这些措施，才能保证公司的正常运转，也为公司的企业文化和规范管理做出了贡献。
